Aplikacje SaaS dla firm — tworzymy oprogramowanie, z którego sami korzystamy

ID Faktura to polski program do fakturowania, w którym obok dokumentów masz kasę sklepową, magazyn, windykację i raporty. Pokażę cały system w kilku minutach.

Wszystko, co zobaczysz, dzieje się w publicznym demo na przykładowej firmie — kwiaciarni z jednym sklepem i magazynem.

Zaczynamy od pulpitu. Na wejściu widzisz przychód, liczbę dokumentów, kwotę do zapłaty i to, co wymaga uwagi — na przykład faktury po terminie.

Niżej jest ostatnia sprzedaż: faktury i paragony z kasy w jednej liście, z numerem, kwotą i statusem płatności.

Po prawej masz szybkie akcje: nowy dokument, nowy kontrahent, płatność albo paragon.

Menu z lewej dzieli pracę na sprzedaż, zakupy, magazyn, finanse i system. Przy każdej pozycji jest plus, który od razu otwiera nowy dokument właściwego rodzaju.

Przejdźmy do faktur. To rejestr wszystkich dokumentów sprzedaży, z filtrami po statusie, rodzaju i okresie.

Wystawiamy nową fakturę. W pierwszym kroku wybierasz rodzaj dokumentu.

Do wyboru jest faktura VAT, proforma, zaliczkowa i końcowa, paragon, oferta handlowa, zamówienia, faktura marża, a także dokumenty zakupu i magazynowe.

Numer nadaje się sam, według Twojego schematu numeracji, a daty podpowiadają się na dziś.

Nabywcę wybierasz z kartoteki — szukasz po nazwie albo po numerze NIP.

Nazwa, NIP, adres i adres e-mail wskakują automatycznie. Nowej firmy nie musisz przepisywać: dane pobiorą się z bazy GUS.

Pozycje dodasz na dwa sposoby. Możesz wpisać nazwę wprost w wierszu i wybrać towar z podpowiedzi.

Albo otworzyć katalog przyciskiem pokaż wszystkie. Wtedy widzisz cały asortyment ze zdjęciami, kodami SKU i EAN oraz stanem magazynowym.

Towary dodajesz kliknięciem, po prawej rośnie lista pozycji na dokumencie — dokładnie jak koszyk na kasie. Ceny, jednostki i stawki VAT przychodzą z kartoteki.

Niżej ustawiasz płatność: termin, walutę, konto bankowe i formę — przelew, płatność online, BLIK, gotówkę, kartę albo płatność przy odbiorze.

Zanim wystawisz dokument, decydujesz, co ma się stać dalej: wysyłka e-mailem z PDF-em, wysyłka do KSeF i link do płatności online.

Tak wygląda gotowa faktura, którą dostaje klient: logo firmy, dane obu stron, pozycje, rozbicie na stawki VAT i kwota słownie.

Teraz Krajowy System e-Faktur. Od pierwszego lutego dwa tysiące dwudziestego szóstego roku obowiązkowy dla dużych firm, a od pierwszego kwietnia dla pozostałych podatników VAT.

W ID Fakturze KSeF jest osobną sekcją. Widzisz kolejkę dokumentów do wysyłki, a po wysłaniu numer KSeF i urzędowe poświadczenie odbioru.

Druga strona to faktury, które przychodzą do Ciebie. To skrzynka odbiorcza od dostawców — bez czekania na e-mail i bez PDF-a w załączniku.

Jedno kliknięcie i dokument wchodzi do zakupów: dostawca, numer, daty i pozycje wypełniają się danymi z KSeF.

Sprzedaż detaliczna to kasa. POS jest wbudowany w ten sam system i pracuje na tej samej kartotece towarów.

Kasjer loguje się swoim kodem i PIN-em, więc każda sprzedaż jest przypisana do konkretnej osoby. Potem wybiera stanowisko i otwiera dyżur.

Towar dodajesz kafelkiem ze zdjęciem, skanerem kodów albo wagą. Po prawej rośnie paragon.

Płatność to gotówka, karta albo BLIK. Przy gotówce program liczy resztę.

Przed zatwierdzeniem wybierasz rodzaj dokumentu: paragon, paragon z numerem NIP dla firmy, fakturę albo zamówienie. Bez NIP-u na paragonie nie wystawisz do niego faktury — tak mówią przepisy.

Magazyn nie jest osobnym programem. Przyjęcie towaru to dokument PZ: wybierasz dostawcę, towar z kartoteki i ilość, która przyjechała.

Po zapisaniu stan magazynowy rośnie automatycznie — bez ręcznego poprawiania. Tak samo działają wydania WZ, przesunięcia i inwentaryzacja.

W kartotece towarów widzisz ceny, stawki VAT, stany i historię ruchów każdego produktu.

Kartoteka kontrahentów to miejsce, gdzie najczęściej traci się czas. Tu wpisujesz tylko numer NIP.

Dane pobierają się z bazy GUS albo CEIDG, a numer rachunku sprawdzisz na białej liście VAT. Na karcie klienta masz jego dokumenty i historię płatności.

Wystawienie faktury to połowa pracy — druga to pilnowanie, żeby klient zapłacił. W płatnościach widzisz należności, zobowiązania i stan kasy oraz banków.

Wpłaty możesz wprowadzać ręcznie albo zaimportować wyciąg bankowy, a program dopasuje je do faktur.

Windykacja pokazuje, kto zalega i od ilu dni, i sama wysyła wezwania do zapłaty z odsetkami ustawowymi.

Raporty odpowiadają na pytanie, na czym zarabiasz. Sprzedaż, zakupy, magazyn, VAT, marża, wiekowanie należności i utargi z kas.

Raport sprzedaży pokazuje obrót w wybranym okresie, najlepsze produkty i największych klientów.

Marża liczona jest od ceny zakupu, więc od razu widzisz, które towary naprawdę zarabiają.

A na koniec JPK: podglądasz zawartość i generujesz plik JPK V7M albo JPK FA gotowy do złożenia w urzędzie.

Dokumenty w ID Fakturze potrafią powstawać jeden z drugiego. Z oferty handlowej zrobisz zamówienie, fakturę albo paragon.

Z proformy — fakturę albo paragon, po tym jak klient zapłaci. Pozycje i kontrahent przechodzą bez przepisywania.

A mapa powiązań pokazuje całą ścieżkę: z której oferty powstała która faktura. Przy kontroli nie odtwarzasz tego z pamięci.

Na koniec sztuczna inteligencja. Pierwsza funkcja to wystawianie dokumentu z opisu: piszesz albo dyktujesz zwykłym zdaniem, co sprzedałeś i komu.

Asystent przygotowuje szkic — rozpoznaje kontrahenta, pozycję, kwotę i termin. Nic nie zostaje wystawione bez Twojego kliknięcia.

Druga to doradca finansowy, który zna dane Twojej firmy i odpowiada na pytania o należności, sprzedaż, marżę czy limit VAT.

ID Faktura sprawdzi się w jednoosobowej działalności, w firmie z magazynem i w sklepie z kasą fiskalną. Trzy pakiety, od dwudziestu dziewięciu złotych netto miesięcznie, trzydzieści dni bez opłat.

Wszystko, co widziałeś, klikniesz sam w publicznym demo — bez zakładania konta i bez karty. Wejdź na id faktura kropka p l, ukośnik demo i zobacz, jak to działa u Ciebie.

Wystawiamy fakturę VAT od początku do końca. Pokażę każde pole, dwa sposoby dodawania pozycji i gotowy dokument PDF.

Zaczynamy w rejestrze faktur. Widzisz tu wszystkie dokumenty sprzedaży: typ, numer, kontrahenta, kwoty i status płatności.

Nowy dokument otworzysz przyciskiem u góry, ale jest szybsza droga: plus, który pojawia się przy pozycji w menu bocznym.

Ten plus jest przy każdym rodzaju dokumentu — przy fakturach, paragonach, proformach czy ofertach. Klikasz i od razu masz pusty formularz właściwego typu.

Krok pierwszy: co wystawiasz. Rozwińmy listę rodzajów dokumentu.

Do wyboru masz proformę, fakturę zaliczkową i końcową, paragon, ofertę handlową i zamówienie od klienta, a niżej na liście także fakturę marża, fakturę zakupu oraz dokumenty magazynowe. Wszystko z jednego formularza.

Wracamy do faktury VAT. Numer nadaje się automatycznie, zgodnie z Twoim schematem numeracji.

Data wystawienia i data sprzedaży podpowiadają się na dziś. Zmienisz je, jeśli sprzedaż była wcześniej niż dokument.

Teraz nabywca. Klikamy pole kontrahenta.

Szukasz po nazwie albo po numerze NIP. Nowej firmy nie musisz przepisywać — dane pobiorą się z bazy GUS.

Nazwa, NIP, adres i e-mail do wysyłki wypełniły się z kartoteki.

Pozycje można dodać na dwa sposoby. Pierwszy: wpisujesz nazwę wprost w wierszu, a system podpowiada towary z Twojego katalogu.

Po wybraniu towaru wskakuje jednostka, cena netto i stawka VAT. Ilość wpisujesz ręcznie, wartość liczy się sama.

Drugi sposób jest wygodniejszy, kiedy pozycji jest więcej: przycisk pokaż wszystkie.

Otwiera się katalog całej firmy, ze zdjęciami, kodami SKU i EAN oraz stanem magazynowym. Szukasz po nazwie albo skanujesz kod kreskowy.

Towar dodajesz jednym kliknięciem, a po prawej rośnie lista pozycji. To działa dokładnie tak, jak koszyk na kasie.

Dokładamy kolejny towar i klikamy gotowe — wszystkie pozycje trafiają na fakturę.

Niżej ustalasz płatność: termin, walutę i konto bankowe, które ma się pojawić na dokumencie.

Formę płatności wybierasz z listy: przelew, płatność online, BLIK, gotówka, karta, płatność przy odbiorze albo dokument już zapłacony.

Pod pozycjami masz rozbicie na stawki VAT — ile sprzedaży idzie po ósemce, ile po dwudziestu trzech procentach i jaki podatek z tego wychodzi.

A po prawej stronie widzisz podsumowanie całego dokumentu: netto, VAT i kwotę do zapłaty, przeliczaną na bieżąco.

Tu decydujesz, co dzieje się zaraz po wystawieniu: wysyłka e-mailem z PDF-em, wysyłka do KSeF i link do płatności online.

Wystawiamy dokument.

Faktura dostała numer i jest w rejestrze. Otwieramy jej PDF.

Tak wygląda dokument, który dostaje klient: logo firmy, dane obu stron, pozycje, rozbicie na stawki VAT i kwota słownie.

Ten sam dokument wyślesz mailem, do KSeF albo pobierzesz jako plik. Kliknij to sam w bezpłatnym demo: id faktura kropka p l, ukośnik demo.

Sprzedaż detaliczna to paragon. Pokażę dwa warianty: zwykły paragon i paragon z numerem NIP, czyli tak zwany imienny — dla klienta, który poprosi potem o fakturę.

Zacznijmy od kasy. To najszybsza droga, kiedy klient stoi przy ladzie.

Kasjer jest zalogowany, dyżur otwarty. Wybieramy towar z kafelków — każdy ma zdjęcie, nazwę i cenę.

Dokładamy drugą pozycję. Po prawej rośnie paragon, a suma przelicza się na bieżąco.

Przechodzimy do płatności i wybieramy formę: gotówka, karta albo BLIK.

Tu jest rzecz najważniejsza: przed zatwierdzeniem wybierasz rodzaj dokumentu. Paragon, paragon z numerem NIP, faktura albo zamówienie.

Zwykły paragon zatwierdzasz i drukujesz od razu — sprzedaż trafia do rejestru, a stan magazynu spada.

Jeżeli klient jest firmą, wybierasz paragon z NIP. Numer wpisujesz przed zatwierdzeniem — i dopiero taki paragon pozwala później wystawić do niego fakturę.

To wymóg przepisów: faktura do paragonu jest możliwa tylko wtedy, gdy numer NIP nabywcy znalazł się na paragonie.

Wszystkie paragony widzisz w rejestrze — z numerem, kwotą, formą płatności i stanowiskiem kasowym, na którym powstały.

Paragon wystawisz też bez kasy: w formularzu dokumentu wystarczy wybrać rodzaj Paragon z listy typów.

Sprawdź obie ścieżki w bezpłatnym demo, bez zakładania konta: id faktura kropka p l, ukośnik demo.

Sprzedaż rzadko zaczyna się od faktury. Najpierw jest oferta albo proforma. Pokażę, jak przechodzić między tymi dokumentami bez przepisywania danych.

Zaczynamy od oferty handlowej. To ten sam formularz, co przy fakturze — rodzaj dokumentu wybierasz z listy na górze.

Wskazujemy klienta z kartoteki.

Pozycję dodajemy z katalogu, razem z ceną i stawką VAT.

Wystawiamy ofertę. Trafia do własnego rejestru, z numerem zaczynającym się od O F.

Klient się zgodził. Otwieramy szczegóły oferty.

Tu jest przycisk: wystaw dokument. System mówi wprost, co zrobi — pozycje i kontrahent przejdą z tego dokumentu, a oferta zostanie oznaczona jako zrealizowana.

Z oferty zrobisz zamówienie od klienta, pełną fakturę albo paragon fiskalny. Wybieramy fakturę.

Formularz jest już wypełniony danymi z oferty — zostaje sprawdzić i wystawić.

Druga ścieżka to proforma. Wystawiasz ją, kiedy klient ma zapłacić z góry — to jeszcze nie jest dokument księgowy.

Kiedy pieniądze wpłyną, z proformy jednym kliknięciem robisz fakturę albo paragon. Znowu bez przepisywania pozycji.

I rzecz najważniejsza: dokumenty pamiętają, skąd pochodzą. Wracamy do faktury, którą zrobiliśmy z oferty, i otwieramy mapę powiązań.

Widać tu całą ścieżkę: z którego dokumentu powstał kolejny i co jeszcze jest z nim związane. Przy kontroli albo reklamacji nie odtwarzasz tego z pamięci.

Tak samo działają faktury zaliczkowe i końcowe oraz korekty — każdy dokument zna swojego rodzica.

Przejdź tę ścieżkę sam w bezpłatnym demo: id faktura kropka p l, ukośnik demo.

ID Faktura ma wbudowaną kasę sklepową. Pokażę pełną sprzedaż: od logowania kasjera po wydany paragon.

Kasę otwieramy z menu bocznego. To ten sam system i ta sama baza towarów co przy fakturach.

Kasjer loguje się swoim kodem i PIN-em. Każda sprzedaż jest więc przypisana do konkretnej osoby.

Wybieramy stanowisko. Jeden sklep może mieć kilka kas, a każda rozlicza się osobno.

Otwieramy dyżur i wpisujemy gotówkę, która jest w szufladzie na start. Program pilnuje potem, ile powinno w niej być.

Jesteśmy na ekranie sprzedaży. Towary są kafelkami — z ceną i zdjęciem, pogrupowane w kategorie i listę najczęściej sprzedawanych.

Dodajemy pierwszy towar jednym dotknięciem. Po prawej rośnie paragon.

Dokładamy kolejne pozycje. Ilość zmienisz plusem i minusem, a suma przelicza się na bieżąco.

Kod kreskowy skanujesz czytnikiem, a towar na wagę obsługuje przycisk wagi — tak samo jak w zwykłej kasie.

Przechodzimy do płatności. Wybierasz gotówkę, kartę albo BLIK.

Przy gotówce program liczy resztę — wystarczy kliknąć wpłaconą kwotę.

Zatwierdzamy paragon. Sprzedaż od razu jest w rejestrze i w raportach, a stan magazynu spada.

Klienta, który poprosi o fakturę do paragonu, obsłużysz z tego samego ekranu.

Całą kasę klikniesz sam w bezpłatnym demo, bez zakładania konta — na stronie id faktura kropka p l, ukośnik demo.

Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy: od pierwszego lutego dwa tysiące dwudziestego szóstego roku dla dużych firm i od pierwszego kwietnia dla pozostałych podatników VAT.

W ID Fakturze KSeF jest osobną sekcją — nie musisz logować się do rządowego portalu.

Pierwsza zakładka to kolejka wysyłki. Widzisz dokumenty gotowe do wysłania, z numerem, nabywcą, datą i kwotą.

Po wysłaniu każda faktura dostaje numer KSeF i urzędowe poświadczenie odbioru, czyli UPO. Wszystko zostaje w historii.

Druga strona medalu to faktury, które przychodzą do Ciebie. Przechodzimy do zakładki z fakturami zakupu.

To skrzynka odbiorcza z Krajowego Systemu e-Faktur. Dostawca wystawił fakturę, a Ty masz ją u siebie bez czekania na e-mail i bez PDF-a w załączniku.

Wybieramy dokument i klikamy: wprowadź jako zakup.

Formularz wypełnia się danymi z KSeF: dostawca, numer faktury, daty, pozycje i kwoty. Nic nie przepisujesz.

Zostaje tylko zapisać dokument w kosztach — i faktura zakupowa jest już w ewidencji, gotowa do JPK.

W zakładce certyfikatów podpinasz certyfikat KSeF, a log operacji pokazuje każdą wysyłkę i odbiór — przydaje się przy kontroli.

W demo KSeF działa w trybie symulacji, więc nic nie leci do Ministerstwa Finansów. Wejdź i kliknij sam: id faktura kropka p l, ukośnik demo.

Magazyn w ID Fakturze nie jest osobnym programem. Sprzedaż, zakupy i stany pracują na tej samej kartotece towarów.

Zacznijmy od kartoteki produktów. Przy każdym towarze widać cenę, stawkę VAT i aktualny stan.

Zapamiętajmy stan wybranego towaru — za chwilę przyjmiemy dostawę i zobaczymy, jak się zmienia.

Przyjęcie towaru to dokument PZ, czyli przyjęcie zewnętrzne. Wybieramy go z menu magazynu.

Tworzymy nowy dokument. Formularz wygląda jak faktura, bo to ta sama logika: dostawca, pozycje i wartości.

Wskazujemy dostawcę z kartoteki kontrahentów.

Dodajemy przyjmowany towar — podpowiedzi pochodzą z katalogu, więc nie założysz przypadkiem duplikatu kartoteki.

Wpisujemy ilość, która przyjechała od dostawcy, i cenę zakupu.

Zapisujemy dokument. Od tej chwili towar jest na stanie.

Wracamy do kartoteki: stan wzrósł dokładnie o przyjętą ilość, bez ręcznego poprawiania.

Tak samo działają wydania WZ, przesunięcia między magazynami i inwentaryzacja — a każdy dokument zostaje w historii towaru.

Sprawdź to na własnych klikach w bezpłatnym demo: id faktura kropka p l, ukośnik demo.

Program do faktur ma sens wtedy, kiedy odpowiada na pytanie: ile zarobiłem i komu wisi pieniądze. Pokażę raporty ID Faktury.

Wchodzimy w raporty. U góry wybierasz obszar: sprzedaż, zakupy, magazyn, VAT, marża, wiekowanie i utargi z kas.

Zakres dat ustawiasz jednym kliknięciem: dziś, wczoraj, siedem dni, bieżący albo poprzedni miesiąc.

Raport sprzedaży pokazuje obrót w wybranym okresie, liczbę dokumentów i to, jak sprzedaż rozkłada się w czasie.

Raport VAT zbiera podatek należny i naliczony — to podgląd tego, co zobaczy księgowa.

Marża liczona jest od ceny zakupu z kartoteki, więc od razu widzisz, które towary naprawdę zarabiają.

Wiekowanie należności porządkuje długi klientów według tego, ile dni są po terminie. To podstawa do windykacji.

Każdy raport pobierzesz jako PDF, a dane wyeksportujesz do CSV albo Excela.

Teraz JPK, czyli jednolity plik kontrolny. Wybierasz rodzaj: JPK V7M dla ewidencji VAT albo JPK FA dla faktur.

Klikasz podgląd, żeby sprawdzić zawartość przed wysyłką, a potem generujesz plik gotowy do złożenia w urzędzie.

Historia trzyma wszystkie wygenerowane pliki, więc zawsze wiadomo, co i kiedy poszło.

Kliknij raporty na przykładowych danych w bezpłatnym demo: id faktura kropka p l, ukośnik demo.

Kartoteka kontrahentów to miejsce, w którym najczęściej traci się czas. Pokażę, jak dodać firmę bez przepisywania danych.

Wchodzimy w kontrahentów. Lista pokazuje nazwę, numer NIP, miasto i adres e-mail, po którym wysyłasz faktury.

Wyszukiwarka działa po nazwie i po numerze NIP, więc znajdziesz firmę nawet przy kilku tysiącach pozycji.

Dodajemy nowego kontrahenta.

Wpisujesz tylko numer NIP i klikasz pobranie danych. Program łączy się z bazą GUS, a dla jednoosobowych działalności z CEIDG.

Nazwa, adres i forma prawna wypełniają się same. Zostaje dopisać e-mail i telefon, jeśli chcesz wysyłać dokumenty automatycznie.

Przy kontrahencie sprawdzisz też białą listę VAT — czyli czy numer rachunku bankowego widnieje w wykazie ministerstwa.

Zapisujemy kartotekę. Od tej chwili firma jest podpowiadana przy każdej fakturze, ofercie i dokumencie magazynowym.

Wchodząc na kartę klienta, widzisz jego dokumenty, zapłacone i niezapłacone kwoty oraz historię współpracy.

Całą kartotekę wyeksportujesz do CSV albo Excela — dane zawsze zostają Twoje.

Sprawdź to na przykładowych danych w bezpłatnym demo: id faktura kropka p l, ukośnik demo.

Wystawienie faktury to połowa roboty. Druga połowa to pilnowanie, żeby klient zapłacił. Tym zajmuje się moduł płatności i windykacji.

W płatnościach masz cztery widoki: wszystkie operacje, należności od klientów, zobowiązania wobec dostawców oraz stan kasy i banków.

Zakładka należności pokazuje, kto ma wobec Ciebie dług, ile wynosi i od ilu dni jest po terminie.

Płatność dopiszesz ręcznie, ale wygodniej jest zaimportować wyciąg bankowy — program dopasuje wpłaty do faktur.

Wchodzimy w windykację. To lista spraw, które wymagają reakcji, uporządkowana według opóźnienia.

Dla każdej faktury po terminie program potrafi wysłać wezwanie do zapłaty — z odsetkami ustawowymi policzonymi automatycznie.

Wezwania mogą iść same, według harmonogramu: przypomnienie przed terminem, monit po terminie i wezwanie ostateczne.

Efekt widać w raporcie wiekowania należności — od razu wiadomo, ile pieniędzy jest zamrożone u klientów.

To najprostszy sposób, żeby przestać ścigać płatności telefonicznie i mieć porządek w gotówce.

Zobacz to na przykładowych danych w bezpłatnym demo: id faktura kropka p l, ukośnik demo.

ID Faktura ma dwie funkcje oparte na sztucznej inteligencji. Obie siedzą na pulpicie i obie pracują na danych Twojej firmy.

Pierwsza to wystawianie dokumentu z opisu. Piszesz zwykłym zdaniem, co sprzedałeś i komu.

Na przykład: faktura dla Hotelu Mazurski za dekorację sali, tysiąc pięćset złotych netto, termin czternaście dni.

Asystent przygotowuje szkic dokumentu: rozpoznaje kontrahenta z kartoteki, pozycję, kwotę i termin płatności.

To zawsze jest szkic do zatwierdzenia — nic nie zostaje wystawione bez Twojego kliknięcia.

Druga funkcja to doradca finansowy. Zna dane Twojej firmy i odpowiada na pytania o należności, sprzedaż, marżę i limit VAT.

Pytania możesz zadawać własnymi słowami albo wybrać jedno z gotowych, na przykład: kto mi zalega z płatnościami.

Odpowiedź powstaje na podstawie faktur i płatności, które masz w systemie — nie na ogólnych poradach z internetu.

To skraca drogę od pytania „jak stoję z pieniędzmi" do konkretnej listy klientów do przypilnowania.

Kliknij asystenta w bezpłatnym demo: id faktura kropka p l, ukośnik demo.

To jest ID Księgowość — system, który sam prowadzi miesiąc księgowy Twojej firmy albo Twoich klientów, a człowiekowi pokazuje wyłącznie to, co wymaga decyzji.

W tym filmie przejdziemy cały proces od początku do końca: od momentu, w którym dokument wpada do systemu, przez odczyt i dekretację, aż po zamknięcie miesiąca, pliki JPK i rozliczenie podatków.

Patrzymy na fikcyjną firmę: Pracownia Mebli Dębik, jednoosobowa działalność na książce przychodów i rozchodów, czynny podatnik VAT.

Zaczynamy tam, gdzie zaczyna się każdy miesiąc: dokumenty muszą jakoś wpaść do systemu. Są na to cztery drogi.

Pierwsza droga: klient robi telefonem zdjęcie faktury i wrzuca je w swoim portalu. Widzimy taki dokument — czeka jako świeża wrzutka.

Druga droga: faktury ustrukturyzowane z Krajowego Systemu e-Faktur. Te dwa dokumenty przyszły jako XML — z kompletem danych, bez żadnego OCR.

Trzecia droga to import plików i źródła automatyczne, na przykład skrzynka mailowa biura. A czwarta — ręczne wprowadzenie, kiedy trzeba.

Co się dzieje ze zdjęciem faktury po wrzuceniu? Sztuczna inteligencja czyta dokument i trafia on do weryfikacji odczytu. Wchodzimy tam.

Na ekranie widać skan i odczytane pola obok siebie. Każde pole ma swoją pewność odczytu, a po najechaniu system podświetla miejsce na dokumencie, z którego wziął wartość.

Kwota brutto ma niską pewność, więc jest wyraźnie oznaczona. Sprawdzamy ją na skanie — trzysta dziewiętnaście złotych osiemdziesiąt — zgadza się, więc zatwierdzamy.

Człowiek poprawia tylko to, co niepewne. Reszta pól jest już wypełniona. Przekazujemy dokument dalej — do kolejki akceptacji.

Kolejka akceptacji to serce systemu. Tu spotykają się wszystkie zakupy, które czekają na decyzję księgowej. Sprzedaż nie zaśmieca kolejki — księguje się automatycznie, bo jest jednoznaczna.

Każda propozycja dekretacji ma etykietę metody. Reguła — twarda zasada zapisana w kodzie. Wzorzec — zatwierdzona wcześniej decyzja dla tego kontrahenta. I klasyfikacja sztucznej inteligencji.

Spójrzmy na paliwo do firmowego Forda. System sam wie, że auto jest w użytku mieszanym, więc proponuje: kolumna trzynasta, odliczenie połowy VAT-u i siedemdziesiąt pięć procent kosztu — z podstawą prawną w uzasadnieniu.

Ważna zasada: sztuczna inteligencja klasyfikuje i wyjaśnia, ale kwoty podatkowe liczy zawsze deterministyczny, testowany silnik. Model językowy nigdy nie wykonuje arytmetyki.

Akceptujemy jednym kliknięciem. Dokument w tej samej chwili trafia do księgi przychodów i rozchodów oraz do rejestru VAT.

Faktura za energię ma etykietę wzorca — księgowa już kiedyś zatwierdziła, jak księgować tego dostawcę. Wystarczy potwierdzić.

A co, kiedy system nie jest pewien? Faktura za okucia meblowe dostała niską pewność — i system nie zgaduje. Zamiast tego sam zadał pytanie osobie, która zna odpowiedź: klientowi.

Na liście pytań widać, o co system zapytał i kiedy. Jest też pytanie o brakującą fakturę za telefon — do tego wrócimy przy kompletności.

Zobaczmy to od strony klienta. Portal to celowo najprostszy ekran w całym systemie: dokumenty, pytania i zakładka ile płacę.

Klient widzi pytanie o okucia z gotowymi opcjami: wydatek firmowy, towar handlowy, wydatek prywatny. Jedno tapnięcie — i gotowe.

Po odpowiedzi system sam przelicza propozycję dekretacji. Księgowa nie musiała dzwonić, klient nie musiał niczego rozumieć z księgowości.

W portalu klient ma też podgląd wszystkich swoich dokumentów ze statusami — wysłany, odczytany, zaksięgowany — oraz może dorzucić kolejne zdjęcie jednym przyciskiem.

Wracamy do panelu księgowej. Wszystko, co zaksięgowaliśmy, jest już w księdze przychodów i rozchodów — z numerem dowodu, kontrahentem i kwotami w odpowiednich kolumnach.

Obok rosną rejestry VAT — zakupu i sprzedaży. Zwróćcie uwagę na paliwo: w rejestrze jest tylko połowa VAT-u, dokładnie tak, jak wyliczył silnik.

W księdze nic nie znika. W poprzednim miesiącu była korekta dekretacji — i widać ją jako storno: wiersz ujemny plus nowe księgowanie. Pełna historia zostaje.

Każdy krok systemu i człowieka ląduje w dzienniku audytu, który można tylko dopisywać: co zaproponowało AI, kto zaakceptował, co zostało skorygowane i dlaczego.

Zbliża się koniec miesiąca. Najważniejsze pytanie każdej księgowej brzmi: czy mogę zamknąć? System odpowiada na nie wprost.

Kontrole przed zamknięciem sprawdzają księgi jak drugi kontroler: zgodność matematyczną, braki dekretacji, nietypowe wartości, ciągłość numeracji.

A kompletność zna rytm firmy: wie, że co miesiąc powinna przyjść faktura za czynsz, telefon i leasing. Czynsz jest. Telefonu i leasingu brakuje — i dokładnie to system mówi, zanim zamkniemy miesiąc.

Poprzedni miesiąc jest już zamknięty w całości: VAT, podatek dochodowy i księga — każdy obszar osobno, z datą i podpisem osoby zamykającej.

Z zamkniętego miesiąca generujemy pliki JPK jednym kliknięciem. JPK V7M przechodzi walidację struktury jeszcze przed pobraniem — nie wyślemy do urzędu pliku z błędem.

Do tego JPK księgi przychodów i rozchodów za cały rok, ze spisem z natury i taką samą walidacją.

Podatki. System liczy zaliczkę PIT z odliczeniami składek zapłaconych kasowo, VAT do zapłaty i składki ZUS — wszystko deterministycznym silnikiem, z pełną odtwarzalnością wyliczeń.

Zapłacone składki i zaliczki ewidencjonujemy w płatnościach — dzięki temu odliczenia w kolejnych miesiącach liczą się same.

Klient nie musi o nic pytać: w portalu, w zakładce ile płacę, widzi te same kwoty z terminami — wytłumaczone ludzkim językiem, bez księgowego żargonu.

I to jest cały miesiąc. Dokument wpadł z portalu, z KSeF-u albo ze skanera. System go odczytał, zaproponował dekretację i sam zapytał klienta o to, czego nie wiedział.

Księgowa podjęła kilka decyzji w kolejce zamiast przepisywać faktury. Silnik policzył podatki, kontrole i kompletność przypilnowały miesiąca, a JPK wygenerowały się z tych samych danych.

Dokładnie ten system możesz kliknąć samodzielnie — bez zakładania konta. Wejdź na ksiegowosc kropka silers kropka p l, ukośnik demo. Dane są fikcyjne i wracają do stanu początkowego przy każdym wejściu.

Od skanu do księgi — bez przepisywania. Pokażę dokładnie, co się dzieje ze zdjęciem faktury po tym, jak wpadnie do systemu.

Weryfikacja odczytu zbiera dokumenty, które sztuczna inteligencja przeczytała, ale które warto sprawdzić przed księgowaniem. Licznik pokazuje, ile ich czeka.

Otwieramy skan faktury ze szlifierni narzędzi. Po lewej oryginalny dokument, po prawej odczytane pola.

Każde pole ma pewność odczytu. Numer faktury — dziewięćdziesiąt siedem procent. NIP sprzedawcy — dziewięćdziesiąt dziewięć.

Najedźmy na pole: system podświetla dokładnie to miejsce na skanie, z którego wziął wartość. Nie trzeba szukać po całym dokumencie.

Kwota brutto ma pewność siedemdziesiąt jeden procent — poniżej progu, więc jest oznaczona do sprawdzenia. Patrzymy na skan: trzysta dziewiętnaście osiemdziesiąt. Zgadza się.

Pozycje też są odczytane — ostrzenie pił i frezów, z kwotami netto, VAT i brutto. Gdyby czegoś brakowało, dopisujemy ręcznie.

Człowiek dotyka tylko pól niepewnych. Zatwierdzamy odczyt i przekazujemy dokument do kolejki akceptacji.

W kolejce dokument ma już propozycję dekretacji z uzasadnieniem. Jedno kliknięcie — i faktura jest w księdze oraz w rejestrze VAT.

Sprawdźmy: księga przychodów i rozchodów, kolumna trzynasta — jest. Rejestr zakupu VAT — jest. Zero przepisywania.

Przetestuj to na własnym zdjęciu faktury — w demo, bez zakładania konta: ksiegowosc kropka silers kropka p l, ukośnik demo.

Kolejka akceptacji: sztuczna inteligencja proponuje, człowiek decyduje. To najważniejszy ekran pracy księgowej w ID Księgowość.

W kolejce są wyłącznie zakupy. Sprzedaż księguje się automatycznie — jest jednoznaczna i nie wymaga niczyjej decyzji.

Każda propozycja ma etykietę metody. To nie jest ozdoba — to informacja, skąd system wie, jak zaksięgować.

Reguła oznacza twardą zasadę zapisaną w kodzie. Paliwo do auta w użytku mieszanym: kolumna trzynasta, pięćdziesiąt procent VAT, siedemdziesiąt pięć procent kosztu — z artykułami ustaw w uzasadnieniu.

Wzorzec to zatwierdzona wcześniej decyzja. Energia od tego dostawcy zawsze szła w kolumnę trzynastą — system to pamięta i pokazuje, ile razy wzorzec został potwierdzony.

A kiedy nie ma reguły ani wzorca, klasyfikuje sztuczna inteligencja — zawsze z uzasadnieniem po polsku i z pewnością, którą widać.

Kwoty w propozycji nie pochodzą z modelu językowego. Liczy je deterministyczny silnik podatkowy — testowany i wersjonowany. AI tylko klasyfikuje.

Akceptacja to jedno kliknięcie. Dokument od razu trafia do księgi i rejestru VAT.

Jeśli propozycja jest zła — poprawiamy. Korekta nie nadpisuje niczego: powstaje nowa wersja dekretacji, a stara zostaje w historii.

Każda akceptacja potwierdza wzorzec — w uzasadnieniu widać, ile razy ta decyzja została już powtórzona. Tak, krok po kroku, rośnie zaufanie do automatyzacji.

System pilnuje też ryzyka niezależnie od metody: duże kwoty, nowi kontrahenci i kategorie ryzykowne nigdy nie księgują się automatem.

Kolejka z propozycjami czeka w publicznym demo — poklikaj sam: ksiegowosc kropka silers kropka p l, ukośnik demo.

Księga przychodów i rozchodów oraz rejestry VAT — czyli dokąd trafia każdy zaakceptowany dokument i dlaczego nic tu nie znika.

Księga wygląda dokładnie tak, jak wymaga rozporządzenie: liczba porządkowa, data, numer dowodu, kontrahent i kolumny od siódmej do szesnastej.

Sprzedaż mebli stoi w kolumnie siódmej. Materiały z tartaku — w dziesiątej. Czynsz i energia — w trzynastej, pozostałe wydatki.

Paliwo do auta w użytku mieszanym pokazuje ważny niuans: w księdze stoi tylko siedemdziesiąt pięć procent wydatku, bo tyle wolno zaliczyć do kosztów.

Kolumna księgi to nie to samo co koszt podatkowy — system trzyma osobno kwotę ewidencyjną i kwotę, która realnie wchodzi do kosztów, razem z powodem wyłączenia.

Przechodzimy do rejestrów VAT. Zakupy i sprzedaż osobno, z podstawą i podatkiem per stawka.

To samo paliwo w rejestrze zakupu ma tylko połowę VAT-u — dokładnie tyle, ile pozwala odliczyć artykuł osiemdziesiąty szósty a ustawy.

A teraz najciekawsze: korekta. W poprzednim miesiącu księgowa poprawiła dekretację energii. Zobaczcie, jak to wygląda w księdze.

Stary wpis został. Obok pojawiło się storno — lustrzany wiersz z kwotami ujemnymi i jawnym powodem. I nowe księgowanie według poprawionej wersji.

Nic nie zostało nadpisane ani usunięte. Każda wersja dekretacji, każda korekta i każdy wpis mają pełny ślad w dzienniku audytu.

Księga, która się pilnuje — zobacz ją na przykładowych danych w demo: ksiegowosc kropka silers kropka p l, ukośnik demo.

JPK V7M i JPK księgi przychodów i rozchodów — jednym kliknięciem, z walidacją struktury zanim plik trafi do urzędu.

Pliki JPK powstają z tych samych danych co księga i rejestry — nie ma osobnego świata deklaracji, który mógłby się rozjechać z ewidencją.

Generujemy JPK V7M za zamknięty miesiąc. System składa ewidencję i deklarację, a przed oddaniem pliku sprawdza go walidatorem struktury ministerstwa.

Plik z błędem struktury po prostu by się nie wygenerował — dostalibyśmy konkretny komunikat, co poprawić. Tu wszystko się zgadza.

W środku: dane firmy jako osoby fizycznej, rejestry sprzedaży i zakupu pozycja po pozycji oraz wyliczona kwota podatku do zapłaty.

Kwota do zapłaty w deklaracji to ta sama kwota, którą widać w rozliczeniach i którą klient widzi w portalu w zakładce ile płacę.

Drugi plik: JPK PKPIR — cała księga za rok, ze spisem z natury na pierwszy stycznia i taką samą walidacją struktury.

Jeśli brakuje spisu końcowego albo czegoś w danych firmy, system powie to wprost — zamiast generować plik, który urząd odrzuci.

Zero ręcznego składania deklaracji, zero przepisywania kwot. Wygeneruj JPK na przykładowych danych w demo: ksiegowosc kropka silers kropka p l, ukośnik demo.

System sam dopytuje klienta — zamiast telefonów, maili i domysłów. Zobaczmy, jak działa silnik pytań.

Wpadła faktura za okucia meblowe. System nie ma reguły, nie ma wzorca, a klasyfikacja wyszła z niską pewnością. Co robi zły system? Zgaduje. Co robi ID Księgowość? Pyta.

Pytanie nie idzie do księgowej — idzie do osoby, która naprawdę zna odpowiedź: do właściciela firmy, prosto do jego portalu.

Księgowa widzi wszystkie pytania i ich statusy. Może pytanie anulować albo dodać własne. Bez odpowiedzi po kilku dniach sprawa eskaluje do centrum wyjątków.

Przechodzimy do portalu klienta. Pytanie czeka z gotowymi opcjami: wydatek firmowy, towar handlowy, wydatek prywatny — do wyboru jednym tapnięciem.

Klient wybiera: wydatek firmowy. Nie musi wiedzieć, czym jest kolumna trzynasta — odpowiada na pytanie po ludzku.

I teraz magia: po odpowiedzi system sam przelicza propozycję dekretacji. Kwalifikacja klienta to twarda reguła — nie zgadywanie.

Księgowej zostaje jedno kliknięcie akceptacji. Cała wymiana zajęła klientowi dziesięć sekund, a księgowej — zero telefonów.

System pyta też o braki: wie, że co miesiąc przychodzi faktura za telefon, więc kiedy jej nie ma — sam prosi klienta o przesłanie.

Mniej telefonów, szybsze miesiące, zero domysłów. Wypróbuj pytania w obie strony w demo: ksiegowosc kropka silers kropka p l, ukośnik demo.

Portal klienta — celowo najprostszy ekran w całym systemie. Trzy zakładki: dokumenty, pytania i ile płacę. Bez modułów, bez instrukcji obsługi.

Klient widzi swoje dokumenty ze statusami po ludzku: wysłany, odczytany, zaksięgowany. Faktury z KSeF pojawiają się same.

Najważniejszy przycisk: wrzuć dokument. Zdjęcie z telefonu, PDF, skan — wszystko, czego nie ma w KSeF.

Wrzucamy zdjęcie paragonu za paliwo. System od razu potwierdza przyjęcie — dalej zajmie się nim odczyt i księgowa.

Przy fakturze system może poprosić o kwalifikację: to zakup firmowy czy prywatny? Koszt czy towar? Klient odpowiada kafelkami, może też wykluczyć pojedynczą pozycję z kosztów.

Zakładka pytania: wszystko, o co system albo księgowa dopytują — z gotowymi opcjami odpowiedzi i historią tego, co już wyjaśnione.

I zakładka, dla której klienci pokochają ten portal: ile płacę. VAT, zaliczka na podatek i składki ZUS — z terminami płatności.

Kwoty są wytłumaczone ludzkim językiem: skąd się wzięły i dlaczego są inne niż miesiąc temu. Zero księgowego żargonu.

Wszystko, co klient zrobi w portalu, księgowa widzi natychmiast po swojej stronie — bez maili i bez dzwonienia.

Kliknij portal własnymi rękami — w demo jest osobny przycisk. ksiegowosc kropka silers kropka p l, ukośnik demo.

Import faktur: KSeF i XML. Era obowiązkowego e-fakturowania oznacza, że większość dokumentów zakupowych przyjdzie jako ustrukturyzowany XML — i to jest świetna wiadomość dla księgowości.

Strona importu pokazuje historię: co przyszło, skąd i z jakim wynikiem. Te dwie faktury przyszły z KSeF — gotowe, z propozycją w kolejce.

Dlaczego XML jest lepszy niż skan? Bo nie ma odczytu — są dane. Numer, daty, kontrahent, pozycje i kwoty przychodzą w strukturze, którą system czyta bezbłędnie, deterministycznym parserem.

Zaimportujmy fakturę ręcznie. Na stronie demo jest przykładowy plik FA trzy do pobrania — wgrywamy go przez import plików.

Sekunda — i dokument jest w systemie: pełna warstwa danych, kontrahent założony po NIP-ie, duplikaty odbite po odcisku dokumentu.

Ta faktura ma smaczek: druga pozycja to energia w mieszkaniu prywatnym. W portalu klient może ją wykluczyć z kosztów — do księgi wejdzie tylko część firmowa.

Dokument od razu dostaje propozycję dekretacji i czeka w kolejce akceptacji, jak każdy inny zakup.

System obsługuje też paczki JPK FA z programów sprzedażowych oraz pobieranie prosto z API Krajowego Systemu e-Faktur po podpięciu certyfikatu.

W demo połączenie z API ministerstwa jest wyłączone, a przykładowe faktury z KSeF są symulowane — możesz bezpiecznie klikać wszystko.

Pobierz przykładowy XML i zaimportuj go sam: ksiegowosc kropka silers kropka p l, ukośnik demo.

Czy mogę zamknąć miesiąc? To pytanie, na które księgowa potrzebuje odpowiedzi przy każdej firmie, co miesiąc. ID Księgowość odpowiada na nie wprost.

Zanim miesiąc się zamknie, system przechodzi przez księgi jak drugi, niezależny kontroler.

Kontrole twarde blokują zamknięcie: dokumenty bez dekretacji, niezgodności matematyczne, błędy w rejestrach. Kontrole miękkie ostrzegają: nietypowe stawki, wartości odstające, dokumenty z przyszłą datą.

Osobna warstwa to kompletność. System zna rytm firmy: co miesiąc powinna przyjść faktura za czynsz, telefon i leasing.

Czynsz jest. Telefonu i leasingu brakuje — i to nie jest ogólny alert, tylko konkret: jakiej faktury brakuje i od kogo. Jednym kliknięciem można o nią zapytać klienta.

Kiedy wszystko gra, zamykamy. Zamknięcie jest potrójne: VAT, podatek dochodowy i księga — każde z datą i osobą, która je wykonała.

Zamknięty okres jest naprawdę zamknięty: nic się w nim nie zaksięguje, dopóki ktoś świadomie go nie otworzy.

A gdy trzeba wrócić — na przykład spóźniona faktura — okres otwiera się ponownie wyłącznie z uzasadnieniem, które zostaje w dzienniku audytu na zawsze.

Po zamknięciu wszystko jest gotowe: JPK do wysyłki, podatki wyliczone, a klient w portalu widzi, ile i do kiedy płaci.

Zamknij przykładowy miesiąc własnoręcznie — w demo, bez zakładania konta: ksiegowosc kropka silers kropka p l, ukośnik demo.